Whistleblowing-Richtlinie / Hinweisgeber

Liebe/r Hinweisgeber/in,

Die Softwarelösung, die Sie verwenden werden, wird es Ihnen ermöglichen, die gewünschte Meldung in Übereinstimmung mit dem Gesetzesdekret Nr. 24 vom 10/03/2023 zur Umsetzung der (EU) Richtlinie 2019/1937 durchzuführen: Whistleblowing-Richtlinie.

Der Zweck dieses Informationsschreibens ist es, Sie darüber zu informieren:

• Wie wir Ihre persönlichen Daten verarbeiten;
• Welche Rechte Sie ausüben können.

Wer verarbeitet meine personenbezogenen Daten?

Verantwortlicher der Datenverarbeitung

A. RIEPER AG/Spa
Via B.-v.-Guggenberg Strasse 6 - I-39030 Vintl (BZ)
Tel.: +39 0472 867 900 - E-Mail: info@rieper.com
MwSt.Nr.: 00126330216

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet und zu welchem Zweck?

Gemäß der EU-Verordnung 2016/679 (Datenschutzgrundverordnung) sowie der national geltenden Gesetzgebungen im Bereich Datenschutz, können unter anderem folgende Daten im Zuge der Meldung der Verarbeitung unterliegen:

• Betreff;
• Beschreibung des Falls (evtl. beschuldigte Personen);
• Betroffene Abteilung;
• Kategorie;
• Eventuelle Anhänge (*);

(*) Generell, aber insbesondere, wenn Sie anonym bleiben möchten, entfernen Sie bitte bei eventuell angehängten Dateien alle Informationen, die Personen in den hochgeladenen Dokumenten (Dateinamen, Metadaten usw.) ungewollt identifizierbar machen könnten.

Im Zuge der Meldung ist es möglich, eine nicht-anonyme Meldung durchzuführen, bei der die folgenden persönlichen Daten verarbeitet werden können, soweit von Ihnen angegeben:

• Name
• Telefon
• E-Mail

Der Zweck der Datenverarbeitung ist das Absenden Ihrer Meldung und die anschließende Verarbeitung der Daten, die für den Erhalt und die korrekte Bearbeitung der Meldung gemäß der geltenden Gesetzgebung erforderlich sind.

Aufgrund der möglichen anonymen Meldung verhindert eine eventuelle Nichtbereitstellung von personenbezogenen Daten nicht die Durchführung der Meldung.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist freiwillig und dessen Mitteilung weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben.

An wen werden meine personenbezogenen Daten weitergeleitet?

Beim Absenden einer Meldung werden Ihre personenbezogenen Daten, soweit angegeben, von einer oder mehreren hierfür ernannten Personen empfangen und vertraulich verarbeitet.

Auf organisatorischer Ebene verfügt unser Unternehmen über ein „organo di vigilanza“ (“OdV") gemäß gesetzesvertretendes Dekret 231/01. Die Mitglieder des OdV erhalten für die ordnungsgemäße Bearbeitung der Meldung Zugang zum Hinweisgebersystem.

Darüber hinaus können Daten offengelegt werden:

• an öffentliche Behörden (z.B. ANAC);
• an Justizbehörden;
• an gesetzliche Vertreter;

wenn explizit gewünscht.

Was sind die Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitungen?

Verwendete Rechtsgrundlagen:

• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6.1 c DSGVO) z.B. Offenlegung an öffentliche Behörden, Erfüllung der EU Whistleblowing Richtlinie (EU-Richtlinie 2019/1937 & Dekret Nr. 24/2023)
• Falls vom Hinweisgeber freiwillig angegeben: Freiwillige Angabe von personenbezogenen Daten (Art. 6.1 a DSGVO)

Wie lange werden meine personenbezogenen Daten gespeichert?

Die Daten werden nach Erlöschung der gesetzlichen Archivierungsfrist gelöscht. Die Daten können bis zu 5 Jahren aufbewahrt werden und werden danach gelöscht. Sollten die angegebenen Daten im Zusammenhang von disziplinarischen oder gerichtlichen Maßnahmen relevant sein, kann sich die Aufbewahrungsfrist entsprechend, wie gesetzlich vorgesehen, verlängern.

Findet eine Datenübermittlung außerhalb der EU oder Profiling statt?

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an das EU-Ausland übermittelt. Automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling, wird nicht eingesetzt.

Welche Betroffenenrechte stehen mir zu?

Sie können jederzeit unentgeltlich Ihre Rechte ausüben:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO);
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO);
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO);
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO);
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO).

indem Sie eine schriftliche Mitteilung an den oben genannten Verantwortlichen der Datenverarbeitung senden.

Bitte beachten Sie, dass einige dieser Rechte in manchen Fällen nicht durchgeführt werden können, z.B.

• wenn diese die Vertraulichkeit des Hinweisgebers gefährden würde;
• wenn der Rechteausübung Rechtsvorschriften entgegenstehen

 (z.B. Dokumentations/Archivierungsfristen).

Es steht Ihnen außerdem das Beschwerderecht bei der italienischen Aufsichtsbehörde für Datenschutz „Garante per la protezione dei dati personali“ zu.